Biuro VR

Pełna Obsługa Korespondencji Online

Moduł Biura Wirtualnego to dedykowane, w pełni cyfrowe centrum obsługi korespondencji i komunikacji dla klientów korzystających z usług wirtualnego adresu. Każdy klient otrzymuje indywidualne konto na platformie WebFlex, które służy do zarządzania korespondencją, wymiany informacji i sprawnej komunikacji z obsługą. Moduł eliminuje konieczność fizycznego kontaktu i przyspiesza obieg dokumentów.

Funkcje dla Klienta Biura  (Panel Klienta)

Konto na platformie WebFlex zapewnia klientowi pełny wgląd w jego korespondencję i dokumenty firmowe 24/7.

• Cyfrowy Odbiór Korespondencji: Klient otrzymuje natychmiastowe powiadomienia o nadejściu nowej korespondencji, która jest skanowana i dostępna w bezpiecznej, cyfrowej skrzynce odbiorczej.
• Wgląd w Historię: Pełna historia wszystkich przesyłek wraz z datami odbioru, skanami i informacjami o nadawcy.
• Zarządzanie Dyspozycjami: Możliwość szybkiego złożenia dyspozycji dotyczących korespondencji (np. prośba o przesłanie oryginału, zniszczenie, czy przekazanie do archiwizacji).
• Bezpieczna Wymiana Dokumentów: Szyfrowany kanał komunikacji do wymiany poufnych dokumentów z obsługą biura wirtualnego.
• Łatwa Komunikacja: Dedykowany czat lub system zgłoszeń do szybkiego kontaktu z obsługą biura.

Funkcje dla Obsługi Biura  (Panel Operatora)

Moduł usprawnia i automatyzuje pracę operatorów, zarządzających dużym wolumenem korespondencji dla wielu klientów.

• Ewidencja i Skanowanie: Intuicyjny interfejs do rejestracji, kategoryzowania i skanowania przychodzącej korespondencji. System automatycznie przypisuje przesyłkę do właściwego klienta.
• Automatyczne Opisywanie Dokumentów (AI): Wbudowane narzędzia AI natychmiast po załadowaniu pliku PDF do systemu, automatycznie nadają mu tytuł i opis (np. "Faktura od ZUS za Lipiec"), eliminując konieczność ręcznego opisywania i przyspieszając archiwizację.
• Automatyczne Powiadomienia: System generuje automatyczne powiadomienia dla klientów o nadejściu nowej korespondencji, minimalizując ręczną obsługę.
• Realizacja Dyspozycji: Łatwe zarządzanie zadanymi dyspozycjami klientów (np. statusy wysyłek, potwierdzenia zniszczenia) i pełne ich archiwizowanie.
• Centralna Baza Klientów: Pełny wgląd w statusy aktywnych klientów, ich adresy oraz historię wymiany informacji w jednym miejscu.
• Integracja z innymi Modułami: Możliwość płynnego przekazywania zeskanowanych dokumentów (np. faktur) do innych modułów WebFlex (np. do modułu księgowego), zapewniając ciągłość procesów.